Ako napredovať pri budovaní eGovernmentu v samosprávach – Capgemini

Samosprávy na Slovensku nebudujú eGovernment na zelenej lúke a v niektorých prípadoch sú na tom lepšie ako štátna správa. Všetky mestá a väčšina obcí má vlastný internetový portál, respektíve webovú stránku so základnými informáciami o činnosti a dianí v obci. Tie rozvinutejšie poskytujú možnosť stiahnuť si z internetu základné formuláre pre vybavovanie jednotlivých služieb. Vo väčších a stredných mestách je štandardom existencia kancelárií prvého kontaktu, ktoré sústreďujú komunikáciu s občanmi a podnikateľmi do jedného bodu a tým zefektívňujú poskytovanie svojich služieb. Niektoré iniciatívne samosprávy sa zapojili do pilotných eGovernment projektov a časť z nich ponúka elektronické formuláre, ktoré možno vypĺňať prostredníctvom internetu. Tieto príklady ukazujú, že v oblasti eGovernmentu samosprávy už urobili niekoľko krokov. Ako vidno na obrázku č. 1 samosprávy dosahujú približne úroveň dva podľa metodológie Európskej komisie pre hodnotenie a porovnávanie eGovernmentu. Cieľom budovania eGovernmentu na Slovensku je, aby sme sa dostali na plne transakčnú úroveň (teda aspoň úroveň štyri).

eGovernment je v prvom rade o občanovi a samospráve. Pre občana to znamená rýchle vybavenie jeho požiadaviek a povinností. Z pohľadu miest a obcí ide o smerovanie k efektívnej a transparentnej samospráve. Technológie sú tiež súčasťou eGovernmentu, avšak zámerne ich spomíname až na treťom mieste, pretože technológie nie sú jeho účelom, ale len  sprostredkovateľom jeho cieľov.

Pohľad občana

Skúsenosti z krajín, ktoré sa považujú za lídrov hovoria o potrebe budovania eGovernmentu z pohľadu občana respektíve podnikateľa. Ten si praje svoje záležitosti vybaviť čo najrýchlejšie a najefektívnejšie, najlepšie po pracovnej dobe a bez návštevy úradu. Verejnú správu vníma ako jeden celok – „úrady“ a často ani nevie, kam má smerovať svoje požiadavky.

Dosiahnutie plne elektronického poskytovania služieb (úroveň štyri) predpokladá istú štandardizáciu poskytovania služieb štátnou správou a samosprávou. Vychádza to z nutnosti mať k dispozícii v elektronickej podobe nielen formuláre pre žiadosti, ale aj ich prílohy, ktoré sú veľakrát výsledkom služieb iných subjektov verejnej správy. Po sprevádzkovaní eGovernmentu bude môcť občan iniciovať proces, podať žiadosť so všetkými prílohami, uhradiť poplatok za službu a dostať výsledok služby online, a to bez ohľadu na to, kto je poskytovateľom danej služby (obec, ministerstvo, kataster, register trestov, atď.).

Všetky elektronické služby miest a obcí budú dostupné cez internetový portál týchto samospráv a tiež prostredníctvom ústredného portálu verejnej správy (ÚPVS). ÚPVS bude zároveň miesto, kde občania získajú informácie o spôsoboch riešenia ich konkrétnej životnej situácie. Napríklad pri výstavbe domu občan prostredníctvom ÚPVS zistí, že bude potrebné zaobstarať si od stavebného úradu územné rozhodnutie, stavebné povolenie a kolaudačné rozhodnutie, od katastra získať list vlastníctva a obec mu zabezpečí pridelenie súpisného a orientačného čísla. Navyše bude schopný všetky potrebné úkony absolvovať z pohodlia domova.

Prínosy pre samosprávu

Elektronizácia služieb je jedinečná príležitosť pre zavedenie modelu procesného riadenia do výkonu správy. Procesné riadenie zabezpečuje podstatné úspory vo forme odbúrania neefektívnych činností a sústredení sa na aktivity, ktoré prinášajú pre inštitúciu hodnotu.

Capgemini pri príprave štúdie uskutočniteľnosti pre rozvoj eGovernmentu na úrovni samospráv analýzou legislatívy identifikovalo 137 služieb, ktoré obce poskytujú občanom a podnikateľom v rámci svojich originálnych právomocí. Každá služba, ktorú poskytuje samospráva sa skladá z definovaných postupných krokov, čo znamená, že sa každá služba dá znázorniť prislúchajúcim procesom a jeho charakteristikami. Na základe analýzy súčasného stavu poskytovania týchto služieb Capgemini navrhlo budúci stav jednotlivých procesov, ktorý je štandardizovaný tak, aby umožňoval elektronizáciu jednotlivých procesných krokov a zároveň zvýšil vnímanie kvality služby žiadateľom (napríklad notifikácia SMS o vybavení podania, alebo notifikácia občana o možných nadväzujúcich službách, o ktoré môže požiadať). Procesné riadenie okrem toho, že optimalizuje procesy a teda zefektívňuje výkon správy je podmienkou pre získanie certifikátu ISO 9001 pre riadenie kvality a umožňuje zlepšenú manažérsku kontrolu nad jednotlivými vstupmi a výstupmi procesu, ako aj nad samotným priebehom procesu. Výsledkom je zvýšenie transparentnosti, zlepšenie kvality poskytovaných služieb, a zníženie nákladov na prevádzku úradu.

Zavedenie technológií

Procesný prístup k riadeniu je podmienkou úspešnej aplikácie informačných a komunikačných technológií (IKT). Po optimalizácii existujúcich procesov nastúpi fáza elektronizácie, čo v tomto kontexte znamená priradenie IT komponentov alebo informačných systémov (IS) k jednotlivým procesným krokom a ich digitalizácia. Samosprávy budú musieť dobudovať vlastné IS tak, aby boli v súlade s referenčným riešením popísaným v štúdii uskutočniteľnosti a zároveň sa napojiť na centrálne riešené systémy poskytované štátnou správou. Ide najmä o integráciu s národnými registrami a spoločnými modulmi ÚPVS, ktoré budú centrálne zabezpečovať niektoré činnosti ako platby, autentifikáciu žiadateľa, elektronické doručovanie výstupov služby a podobne. Všetky centrálne komponenty a ich funkcionalita sú popísané v Národnej koncepcii informatizácie verejnej správy.

Spôsoby budovania a možnosti financovania

Vychádzajúc z doteraz uskutočnených analýz nákladov a prínosov eGovernment prináša rozsiahle úspory pre samosprávu a výrazný nárast kvality poskytovaných služieb pre občanov a podnikateľov. Budovanie eGovernmentu však vyžaduje veľké počiatočné investície a kladie špecifické požiadavky na ľudské zdroje potrebné pri implementácii projektu, ktoré bude potrebné zabezpečiť externe. Financovanie projektov je možné z Operačného programu Informatizácia spoločnosti (OPIS). Ministerstvo financií už vyhlásilo výzvu „Elektronizácia služieb VÚC“. Ešte sa očakávajú výzva pre krajské mestá, výzva pre ostatné mestá a obce a pre centrum zdieľaných služieb s pracovným názvom Dátové centrum obcí a miest (DCOM). Pre projekty financované z OPIS platí, že spoluúčasť samospráv je päť percent z ceny investície.

Dôležitou podmienkou pre uchádzača je v tomto prípade zabezpečenie trvalej udržateľnosti projektu, ktorá súvisí s financovaním riešenia po skončení implementácie. Náklady na prevádzku je potrebné analyzovať už vo fáze prípravy projektu a výberového konania na dodávateľa a nastaviť tak, aby boli pre samosprávu dlhodobo prijateľné, pretože ich bude musieť hradiť z vlastných zdrojov.

Pre tých, ktorí o vlastné riešenie pre eGovernment z kapacitných, finančných alebo iných dôvodov nemajú záujem, bude otvorená druhá možnosť, a to pripojiť sa do DCOM, ktoré bude zabezpečovať kompletné riešenie pre eGovernment, jeho údržbu, prevádzku a integráciu na centrálne vyvíjané moduly. DCOM bude môcť poskytovať mestám a obciam aj iné služby súvisiace s efektívnym využitím IKT. Možnosti DCOMu sú v súčasnosti predmetom samostatnej štúdie uskutočniteľnosti.

V súčasnosti je jedinečná šanca pre rozvoj informatizácie vo verejnej správe na Slovensku najmä vďaka finančným prostriedkom, ktoré prináša OPIS. eGovernment totiž neznamená nákup technológií, nových počítačov či budovanie metropolitných internetových sietí. Informatizácia je v prvom rade o zefektívňovaní fungovania úradov, zlepšovaní transparentnosti a spokojnosti občanov so službami samosprávy.